Parece ser fácil para quem assiste, mas independentemente da área e do tipo de evento, é um trabalho árduo, complexo, desafiador que nos testa em momentos de extrema pressão.
Quando produzimos por iniciativa própria, ou um cliente pretende realizar um evento, no meu caso são os eventos académicos, jurídicos e governamentais, precisamos pensar em várias situações e cenários que devem garantir o sucesso do evento.
1. O PROGRAMA
O programa é o documento mais importante do evento onde se consegue saber: a data, o local, o horário, o tempo das intervenções, a Moderação, o Mestre Cerimónia, quem fará o discurso de abertura e encerramento, quem fará a leitura do relatório final, quem serão os Oradores e se haverá pausa para água e café.
2. MODO DE PARTICIPAÇÃO
É importante saber se a participação no evento será gratuita ou onerosa (paga); em qualquer uma das opções dever-se-á acautelar a capacidade do espaço (físico ou virtual) para que se possa respeitar a lotação imposta (agora, mais do que nunca, as limitações são bem maiores).
Se o evento for gratuito, normalmente, a única preocupação é saber se haverá espaço para todos, pois há mais aderência aos eventos desta natureza do que os onerosos.
Se o evento for pago, dever-se-á, logo no início, determinar o valor a cobrar ou pacotes a oferecer, como também a perspectiva de possíveis promoções, sorteios e descontos. Note que se o objectivo do evento for para angariar receitas para ter um lucro, é recomendável analisar muito bem as estratégias promocionais, pois no final poderão não ter um efeito desejado no final do evento.
3. PROTOCOLO (eventos presenciais)
Para os eventos presenciais é de extrema importância ter uma equipa no protocolo.
Parece ser menos importante, mas nos eventos jurídicos é crucial. O pessoal do protocolo é o cartão de visita do evento e o tipo de público (convidados e participantes) carecem de um tipo de tratamento personalizado, desde a sua chegada até à sua saída (sim, eu gosto que as pessoas se sintam especiais nos eventos que organizo e produzo);
Ao protocolo é obrigatório, mas de forma relativa, conhecer as entidades convidadas no evento, pois não é de bom grado, receber um Juiz, Procurador, Advogado, Ministro, Secretário de Estado, entre outros, sem saber quem ele é ou pelo menos a sua importância no evento.
Imaginem indicar a um Juiz Presidente de um Tribunal Superior, um assento que fique depois de Estudante de Direito, ou Docente? Colocar um Secretário de Estado numa fila superior ao de um Ministro? Bem, são situações previstas pelo Cerimonial, mas na hora da execução, é o pessoal do Protocolo que irá indicar os assentos.
Para além de conhecerem, ou pelo menos terem a noção da importância das pessoas que estão no evento, é exigível postura e seriedade por parte do pessoal do Protocolo.
À propósito, durante um evento, já dispensei estudantes de direito que estavam a fazer o protocolo por falta de seriedade. Engraçado que há cerca de algumas semanas, recrutei uma delas para ser Advogada Estagiária de um dos meus clientes e eu já não me lembrava dela. Mas ela fez questão de referir que já me conhecia e em que termos foi esse encontro.
4. IMPRENSA (comunicação social)
Já foi a minha dor de cabeça, por não perceber muito bem como eles funcionavam, mas agora já consigo perceber o lado deles.
Trabalhar com a comunicação social tem dois tipos de abordagens: (a) para a divulgação do evento e outro, (b) para o registo do evento no dia.
Para a divulgação, deve-se elaborar uma Nota de imprensa é o documento mais solicitado por estas entidades. Depois disto, basta remeter às variadas agências de comunicação social que conhece e assim conseguir disseminar a informação, tal como solicitar espaços para entrevistas e reportagens sobre o evento. Aqui é necessário saber-se já quem será o Porta-voz e Mestre Cerimónia do evento.
Para o registo do evento, normalmente, enviam duas a três pessoas: o jornalista, o operador da vídeo-câmara/fotógrafo e um técnico. Neste momento, o que eles mais precisam é de uma cópia do programa e um resumo da actividade. Geralmente, ou aparecem no início do evento para fazerem os registos e assim passar no noticiário no mesmo dia.
5. PUBLICIDADE
Antes de se fazer a publicidade, tem de se ter muita atenção ao conteúdo do cartaz, qualquer falha ortográfica ou de títulos académicos, é motivo de reprovação do cartaz (há que se ter muita paciência por parte do designer).
Até sair o cartaz final, muita coisa tem de analisar a aprovar, desde a cor escolhida, o layout, o tipo de letra, a imagem de fundo, a posição dos rostos no cartaz, entre outros detalhes que não podem passar despercebidos.
Confesso que já falhei em algumas ocasiões, muito pela pressão do cliente em querer o cartaz já publicado ou por cansaço mental que acabo por não conseguir reparar em algumas falhas. Mas logo que identifico ou alguém dá conta da gralha, retiro do ar e faço a substituição do cartaz já corrigido/alterado.
Antigamente, as nossas únicas vias de publicidade eram as TVs e Rádios, como os Jornais, mas agora com a proliferação das redes sociais, tornou-se mais fácil, rápido e barato.
Se contarmos só com a nossa rede de contactos, poderemos atingir poucas pessoas ou ficarmos somente pela nossa rede de contactos, mas se usarmos outras plataformas mais conhecidas, consegue-se alcançar mais pessoas, sem contar com o mecanismo de turbinação da publicação. Plataformas como PlatineLine e JuLaw Angola, têm sido usadas para a publicidade de vários eventos, e no caso em concreto, eventos jurídicos na JuLaw que está em mais de cinco (5) redes sociais tendo maior banda de largura, em termos de diversificação de canais de distribuição da informação.
6. OUTROS DADOS IMPORTANTES
Catering
Para um evento presencial, é necessário saber se no programa tem pausa da para café e almoço. Este dado é importante para se solicitar o serviço de catering e eles pedem sempre o número de pessoas, a duração do evento (horas) e quantos dias de evento. Também saber que tipo de comida e bebida a disponibilizar. Quem está a organizar é que deve indicar a comida e bebida a serem servidos no dia. Aconselho a analisar de acordo com o tipo de evento e pessoas envolvidas, tal como se o evento é pago ou gratuito. Só me lembro de oferecer alimentação num evento de acesso livre, nas Consultas Públicas de Anteprojectos de leis (espero num próximo momento partilhar a minha experiência sobre a organização de consultas públicas feitas pelo Governo de Angola).
Material de Apoio e diversos
A maioria dos eventos, têm material de apoio (cadernos, agendas, canetas, fitas com pvc, etc.) que são entregues aos participantes quando chegam ao evento.
Não se pode esquecer do secretariado técnico do evento para os registos das intervenções que será compilado num relatório final para a leitura e distribuição para todos os participantes e interessados.
Espero ter ajudado a perceber como funciona a organização de um evento jurídico que equivale aos corporativos.
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Obrigada por ler o artigo até ao final. Compartilhe com os seus contactos ou pessoas interessadas no conteúdo.
Abraços!
Hélia Pimentel
